Wydział Zarządzania i Nauk o Jakości WZNJ

DOFINANSOWANIE UDZIAŁU W KRAJOWYCH I ZAGRANICZNYCH KONFERENCJACH NAUKOWYCH

REGULAMIN PRZYZNAWANIA DOFINANSOWANIA UDZIAŁU W KRAJOWYCH I MIĘDZYNARODOWYCH KONFERENCJACH NAUKOWYCH

dla pracowników badawczo-dydaktycznych i doktorantów w ramach Działania nr 8
projektu pt. „PROGRESS - Rozwój naukowo-badawczy Uniwersytetu Morskiego w Gdyni
w naukach o zarządzaniu i jakości” dofinansowanego ze środków Ministra Nauki
w ramach Programu „Regionalna inicjatywa doskonałości”

§ 1
Postanowienia ogólne

1. Regulamin określa zasady dofinansowania udziału pracowników zatrudnionych na Wydziale Zarządzania i Nauk o Jakości (WZNJ) Uniwersytetu Morskiego w Gdyni (UMG) i doktorantów Szkoły Doktorskiej UMG w krajowych lub zagranicznych konferencjach naukowych ze środków projektu pt. „PROGRESS - Rozwój naukowo-badawczy Uniwersytetu Morskiego w Gdyni w naukach o zarządzaniu i jakości” (Działanie nr 8) finansowanego ze środków Ministra Nauki w ramach Programu „Regionalna inicjatywa doskonałości” na lata 2024-2027.
2. Ilekroć w Regulaminie pojawiają się poniższe określenia należy je rozumieć jako:
   1. Regulamin - spisane zasady przyznawania dofinansowania, o którym mowa w ust. 1;
   2. Projekt – projekt „PROGRESS - Rozwój naukowo-badawczy Uniwersytetu Morskiego w Gdyni w naukach o zarządzaniu i jakości” finansowany ze środków Ministra Nauki w ramach Programu „Regionalna inicjatywa doskonałości” na lata 2024-2027 na podstawie umowy nr RID/SP/0023/2024/01 zawartej  w dniu 29 grudnia 2023 roku, wartość dofinansowania 1 551 000,00 zł;
   3. Biuro Projektu – biuro projektu zlokalizowane w Budynku Głównym Uniwersytetu Morskiego w Gdyni, pok. B-432, ul. Morska 81-87, 81-225 Gdynia, mail: progresswznj.umg.edu.pl;
   4. Strona internetowa Projektu – strona internetowa Projektu dostępna pod adresem https://wznj.umg.edu.pl/progress;
   5. Wnioskodawca - pracownik badawczo-dydaktyczny na Wydziale Zarządzania i Nauk o jakości lub doktorant UMG prowadzący badania w dyscyplinie NoZJ, który ubiega się o  dofinansowanie o którym mowa ust. 1;
   6. Beneficjent - pracownik badawczo-dydaktyczny na Wydziale Zarządzania i Nauk o jakości lub doktorant Uniwersytetu Morskiego w Gdyni, który otrzymał zgodę na dofinansowanie, o którym mowa w ust. 1.
   7. Wykaz czasopism punktowanych - wykaz czasopism naukowych i recenzowanych materiałów z konferencji międzynarodowych ogłoszony przez ministra właściwego do spraw nauki i szkolnictwa wyższego, obowiązujący w roku udziału w konferencji;
   8. Wykaz wydawnictw – wykaz wydawnictw publikujących recenzowane monografie naukowe ogłoszony przez ministra właściwego do spraw nauki i szkolnictwa wyższego, obowiązujący w roku udziału w konferencji;
   9. Publikacja – artykuł naukowy z punktacją 100 punktów lub więcej w czasopiśmie  z wykazu czasopism punktowanych w dyscyplinie nauki o zarządzaniu i jakości;
   10. Komisja – komisja konkursowa składająca się z ekspertów powołanych spośród pracowników badawczo-dydaktycznych Wydziału Zarządzania i Nauk o Jakości Uniwersytetu Morskiego w Gdyni, powoływana przez Kierownika Projektu lub Zastępcę Kierownika Projektu,
   11. Dofinansowanie - to wartość środków na pokrycie kosztów udziału w konferencji, o które ubiega się Wnioskodawca w danym roku budżetowym;
   12. NoZiJ – nauki o zarządzaniu i jakości;
   13. Konferencja – renomowana krajowa lub zagraniczna konferencja naukowa tematycznie związana z dyscypliną nauki o zarządzaniu i jakości.
3. W ciągu okresu realizacji Projektu przewiduje się dofinansowanie udziału dziewięciu pracowników lub doktorantów w krajowych i zagranicznych konferencjach naukowych (po trzy osoby w każdym roku 2024-2026).
4. Maksymalna wysokość dofinansowania udziału jednej osoby w Konferencji, o którym mowa w ust. 1 wynosi 15 000 zł brutto.
5. W przypadku wykorzystania w danym roku kalendarzowym kwoty mniejszej niż zaplanowana na dofinansowanie udziałów w Konferencjach, liczba dofinansowań może zostać zwiększona.
6. Środki projektowe przeznaczone na dofinansowanie udziałów w Konferencji niewykorzystane w danym roku kalendarzowym zostają przeniesione na kolejny rok realizacji Projektu.

§ 2
Nabór wniosków o dofinansowanie

1. Nabór wniosków i ich rozliczanie przez Komisję jest prowadzony dwa razy do roku, a w szczególnych i uzasadnionych przypadkach mogą zostać ustalone dodatkowe terminy.
2. Komisja podaje termin naboru w ramach konkursu do publicznej wiadomości na stronie internetowej Projektu.
3. Nabór wniosków o dofinansowanie jest zamykany z chwilą wyczerpania środków zaplanowanych w budżecie na dany rok kalendarzowy.
4. Komisja zastrzega sobie prawo do ponownego uruchomienia konkursu w sytuacji zwiększenia środków finansowych na dany rok kalendarzowy.
5. O dofinasowanie udziału w Konferencji mogą ubiegać się:
   1. pracownicy zatrudnieni na WZNJ w grupie pracowników badawczo-dydaktycznych, prowadzący działalność naukową w dyscyplinie NoZiJ, zgodnie z oświadczeniem o reprezentowanej dyscyplinie, obowiązującym na dzień 31 grudnia roku, w którym nastąpił udział w Konferencji;
   2. doktoranci Szkoły Doktorskiej UMG przygotowujący rozprawę doktorską w dyscyplinie NoZiJ, prowadzący działalność naukową w dyscyplinie NoZiJ, zgodnie z oświadczeniem o reprezentowanej dyscyplinie, obowiązującym na dzień 31 grudnia roku, w którym nastąpił udział w Konferencji.
6. Dofinansowanie udziału w Konferencji może zostać przeznaczone na następujące kategorie wydatków:
   1. koszty opłaty konferencyjnej;
   2. koszty podróży (klasą ekonomiczną);
   3. koszty zakwaterowania (w obiektach średniej kategorii);
   4. koszty diet (zgodnie z przepisami kodeksu pracy);
   5. koszty publikacji zawierającej wyniki badań prezentowane na konferencji;
   6. inne uzasadnione i udokumentowane koszty poniesione przez Wnioskodawcę.
7. Wniosek o dofinansowanie udziału w Konferencji jest składany w formie papierowej (w jednym egzemplarzu) na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu w Biurze Projektu oraz w formie elektronicznej przesłanej na adres: progresswznj.umg.edu.pl.
8. We wniosku Wnioskodawca wskazuje:
   1. informacje o konferencji;
   2. planowane koszty, w tym: opłaty konferencyjnej, podróży, wyżywienia, noclegów, diet, ubezpieczenia oraz koszty publikacji i inne uzasadnione koszty,
   3. przewidywany wymierny efekt w postaci publikacji zawierającej wyniki badań prezentowane w czasie Konferencji,
   4. oświadczenie pozostałych współautorów referatu i publikacji o nieubieganiu się o dofinansowanie udziału w konferencji związanego z tym referatem/publikacją ze środków Projektu lub innych środków UMG przeznaczonych na dofinansowanie udziału w konferencjach.
9. Do wniosku Wnioskodawca dołącza:
   1. szczegóły dotyczące konferencji (np. wydruk ze strony konferencji, call for papers, itp.);
   2. potwierdzenie przyjęcia referatu do prezentacji podczas konferencji.
10. Wniosek musi być zaopiniowany przez bezpośredniego przełożonego Wnioskodawcy.
11. Złożenie przez Wnioskodawcę wniosku o dofinansowanie udziału w Konferencji jest jednoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminu.
12. Wnioskodawca wraz ze złożeniem wniosku o dofinansowanie udziału w Konferencji oświadcza, że zapoznał się z zasadami przetwarzania danych osobowych i je akceptuje.

§ 3
Ocena wniosków i przyznanie dofinansowania

1. Oceny wniosków dokonuje Komisja, przy czym w przypadku, gdy Wnioskodawcą jest członek Komisji, zostaje on wyłączony z prac Komisji nad Jego wnioskiem.
2. Komisja rozpatruje wyłącznie kompletne wnioski złożone na wzorach dokumentów stanowiących załączniki do Regulaminu.
3. Dokonując oceny wniosku Komisja bierze pod uwagę:
   1. tematykę konferencji;
   2. renomę konferencji;
   3. przewidywany wymierny efekt udziału w konferencji;
   4. planowane koszty udziału w Konferencji.
4. Komisja ogłasza decyzje o przyznaniu dofinansowania lub odmowie przyznania dofinansowania dla Wnioskodawców na stronie internetowej Projektu i informuje Wnioskodawcę pisemnie lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
5. Od decyzji Komisji nie przysługuje odwołanie.
6. Uzyskanie dofinansowania udziału w Konferencji ze środków Projektu wyklucza możliwość uzyskania dofinansowania z innych środków UMG przeznaczonych na dofinansowanie udziału w Konferencji.
7. Pracownik WZNJ oraz doktorant, o których mowa w § 2 ust 5, mogą skorzystać z dofinansowania udziału w Konferencji jeden raz w ciągu realizacji Projektu.

§ 5
Rozliczenie dofinansowania przez Beneficjentów

1. Rozliczenie dofinansowania udziału w konferencji odbywa się dwuetapowo, tj.:
   1. Etap pierwszy - w ciągu 14 dni od powrotu z Konferencji Beneficjent jest zobowiązany złożyć do Biura Projektu rozliczenie przedkładając:
   2. Załącznik nr 2 – Rozliczenie Beneficjenta z otrzymanego dofinansowania udziału w konferencji;
   3. Rozliczenie delegacji służbowej potwierdzającej czynny udział w konferencji;
   4. Dokumenty finansowe wystawione na Uniwersytet Morski w Gdyni ze wskazaniem numeru identyfikacji podatkowej, które potwierdzają poniesione koszty podróży, zakwaterowania, diet  i inne uzasadnione wydatki;
   5. Sprawozdanie z wyjazdu służbowego.
   6. Etap drugi – warunkiem ostatecznego rozliczenia przyznanego dofinansowania jest przedłożenie następujących dokumentów:
   7. Kopii publikacji w wersji papierowej i elektronicznej., której autorem lub współautorem jest Beneficjent z afiliacją Uniwersytetu Morskiego w Gdyni, zawierającego wyniki badań prezentowane w czasie Konferencji;
   8. Faktury za wydanie powyższej publikacji (w przypadku odpłatnych wydawnictw).
2. Wszystkie dokumenty finansowe, o których mowa w ust. 1, powinny być dostarczone przez Beneficjenta w terminie umożliwiającym dokonanie terminowej płatności.
3. Warunki, o których mowa w ust. 1 pkt. 2 powinny być spełnione w ciągu 12 miesięcy od zakończenia udziału w konferencji, przy czym termin ten może ulec wydłużeniu w uzasadnionych przypadkach za zgodą Komisji, jednak nie później niż do dnia zakończenia realizacji Projektu.
4. Publikacja, o której mowa w ust. 1 pkt. 2 musi spełniać jednocześnie warunki:
   1. Publikacja musi być przypisana do dyscypliny NoZiJ o wartości punktowej co najmniej 100 pkt. w wykazie czasopism punktowanych.
   2. W publikacji umieszczono informację wskazaną w § 7 ust. 2 Regulaminu.
5. Udział w konferencji stanowiący przedmiot dofinansowania musi wyrażać się fizycznym udziałem i wygłoszeniem referatu przez Beneficjenta w czasie trwania Konferencji.
6. Wnioskodawca jest zobowiązany do złożenia oświadczenia, o którym mowa w art. 23 ust. 1 i 2, z art. 265 ust. 13 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2023 r., poz. 742) upoważniającego Uniwersytet Morski w Gdyni do wykazania publikacji o której mowa w ust. 4. w dyscyplinie NoZiJ.
7. Efekt uzyskany w ramach przyznanego dofinansowania w Działaniu nr 8 musi być rozłączny względem efektów uzyskiwanych w ramach innych działań realizowanych w ramach Projektu.
8. Odmowa przez Komisję przyjęcia rozliczenia dofinansowania udziału w Konferencji skutkuje koniecznością zwrotu przyznanych środków.

§ 6
Prawa do wyników

1. Publikacje powstałe dzięki dofinansowaniu powinny być opatrzone informacją wskazaną w § 7 ust. 2 Regulaminu.
2. Uniwersytetowi Morskiemu w Gdyni przysługują autorskie prawa majątkowe do publikacji wydanych w ramach uzyskanego finansowania.

§ 7
Obowiązek informacyjny

1. Zgodnie z art. 35a ust. 1 ustawy o finansach publicznych, a także Komunikatem oraz rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 7 maja 2021 r. w sprawie określenia działań informacyjnych podejmowanych przez podmioty realizujące zadania finansowane lub dofinansowane z budżetu państwa lub z państwowych funduszy celowych (Dz. U. z 2021 r. poz. 953), Uniwersytet Morski w Gdyni jest zobowiązany do podejmowania działań informacyjnych dotyczących realizacji umowy nr RID/SP/0023/2024/01.
2. Beneficjent jest zobowiązany do umieszczenia zarówno na publikacjach w wersji elektronicznej i/lub papierowej powstałych dzięki uzyskanemu wsparciu informacji, że publikacja została sfinansowana ze środków Ministra o treści: „Dofinansowano ze środków Ministra Nauki w ramach Programu „Regionalna inicjatywa doskonałości” lub jej odpowiednika w języku angielskim: „Founded by the Ministry of Science under “the Regional Initiative of Excellence Program”.

§ 8
Postanowienia końcowe

1. Niniejszy regulamin wchodzi w życie z dniem zatwierdzenia przez Rektora UMG.
2. Regulamin oraz informacje dla wnioskodawców dostępne są w Biurze Projektu oraz na stronie internetowej Projektu.
3. W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie mają zastosowanie obowiązujące przepisy prawa, w tym ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny.

Regulamin:

Załączniki: